Il Business Process Management (BPM) è un approccio alla gestione che permette di identificare, organizzare, monitorare e migliorare i processi di lavoro nel loro insieme.
Per uno studio professionale significa non limitarsi a sapere quali attività devono essere svolte, ma capire come una richiesta passa dal cliente al professionista, chi deve occuparsene, a che punto si trova e quanto lavoro richiede fino alla sua conclusione.
È questa visione end-to-end a distinguere un processo da una semplice lista di attività.
Cos’è il Business Process Management
Il Business Process Management, o gestione dei processi aziendali, considera insieme persone, attività, informazioni, responsabilità e strumenti necessari per ottenere un determinato risultato.
Un’attività è, ad esempio, controllare un documento ricevuto dal cliente.
Il processo è invece l’intero percorso:
richiesta ricevuta → identificazione del cliente → assegnazione → lavorazione → eventuale attesa → controllo → chiusura.
Il BPM serve a rendere questo percorso più chiaro, misurabile e migliorabile.
Perché il BPM è utile in uno studio professionale
In uno studio di commercialisti molte inefficienze non dipendono dalla difficoltà della singola attività, ma dai passaggi tra un’attività e l’altra.
Una richiesta può rimanere nella casella email senza trasformarsi in un’attività. A volte manca invece un responsabile preciso, oppure una pratica resta ferma in attesa di un documento. In altri casi, il problema emerge solo a posteriori, quando un incarico ha richiesto molte più ore del previsto rispetto al suo valore economico.
Questo approccio è coerente con il principio della gestione per processi, che considera le attività come parti interconnesse di un sistema anziché come operazioni isolate.
Gestire il lavoro per processi permette invece di rendere espliciti quattro elementi:
| Elemento | Domanda |
|---|---|
| Trigger | Cosa fa partire il processo? |
| Responsabilità | Chi deve intervenire? |
| Stato | A che punto si trova il lavoro? |
| Output | Quando il processo può considerarsi concluso? |
A questi elementi si aggiungono tempi, eccezioni e dati necessari a capire se il processo può essere migliorato.
Come applicare il Business Process Management nello studio
Non serve riprogettare immediatamente l’intera organizzazione. È più efficace iniziare da un processo frequente e concreto.
- Individua il processo. Parti da un risultato, ad esempio gestire una richiesta del cliente o completare un’attività periodica.
- Mappa il flusso attuale. Ricostruisci attività, persone coinvolte, strumenti utilizzati, attese e passaggi manuali.
- Definisci responsabilità e stati. Ogni attività dovrebbe avere un responsabile e uno stato chiaramente riconoscibile.
- Standardizza prima di automatizzare. I passaggi ripetitivi e basati su regole possono diventare candidati all’automazione; le decisioni professionali devono restare sotto il controllo del professionista.
- Misura il processo. Tempi di esecuzione, attività ferme, rilavorazioni e ore impiegate aiutano a individuare dove intervenire.
Il BPM non è quindi un progetto da completare una volta per tutte: lo studio osserva il processo nel tempo e lo migliora progressivamente.
BPM, workflow e RPA: qual è la differenza?
I tre concetti sono collegati, ma non equivalenti.
| Concetto | Cosa riguarda |
|---|---|
| BPM | Gestione e miglioramento dell’intero processo end-to-end |
| Workflow | Sequenza e stato delle attività necessarie a eseguire il processo |
| RPA | Automazione di operazioni digitali ripetitive e basate su regole |
Il principio importante è semplice: prima si comprende e si organizza il processo, poi si decide cosa automatizzare.
Per approfondire quest’ultimo aspetto, Fiscobot dedica una guida specifica alla RPA per commercialisti.
Esempio di Business Process Management: dalla richiesta alla chiusura
Una richiesta ricevuta via email è un buon esempio di processo quotidiano.
Se rimane soltanto nella posta elettronica, il suo avanzamento dipende da chi l’ha letta e dalla capacità di ricordarsi di intervenire.
Con una gestione strutturata, invece, lo studio collega la richiesta al cliente, la trasforma in un’attività, la assegna a un responsabile e ne segue l’avanzamento fino alla conclusione.
Il valore del processo non consiste quindi soltanto nel “creare un task”, ma nel poter rispondere rapidamente a domande come:
- Chi se ne sta occupando?
- L’attività deve ancora iniziare?
- La lavorazione è in corso?
- Ci sono blocchi?
- Il lavoro è stato completato?
Questo tema è approfondito anche nella guida Fiscobot dedicata alla pianificazione delle attività dello studio.
Quali funzionalità possono supportare il BPM in uno studio
È importante distinguere il Business Process Management come disciplina da uno specifico software BPM.
Fiscobot non è un BPMS general purpose: è un software gestionale per commercialisti e consulenti del lavoro che integra diverse funzionalità utili a organizzare e monitorare i processi operativi dello studio.
Tra quelle documentate sul sito rientrano CRM e gestione delle anagrafiche, assegnazione delle attività, pianificazione tramite logiche Kanban, trasformazione delle email dei clienti in attività, monitoraggio dei tempi, preventivi e mandati, parcellazione e incassi, controllo della redditività e automazione di attività ripetitive.
Queste funzionalità permettono di collegare elementi che spesso vengono gestiti separatamente:
cliente → incarico → attività → collaboratore → tempo impiegato → risultato economico.
Ed è proprio questo collegamento a rendere interessante un approccio per processi all’interno dello studio.
Dal controllo delle attività al controllo del processo
Sapere quante attività sono aperte è utile, ma non basta.
Una gestione per processi consente di capire perché un’attività esiste, a quale cliente e incarico appartiene, chi deve portarla avanti, cosa la sta bloccando e quanto impegno richiede.
Il Business Process Management aiuta quindi lo studio a passare da una gestione basata su singoli task a una visione più completa del lavoro.
L’obiettivo non è automatizzare ogni decisione né eliminare l’intervento del professionista. È fare in modo che le persone possano concentrarsi sulle attività in cui servono esperienza, interpretazione e consulenza, mentre richieste, responsabilità e avanzamento del lavoro rimangono organizzati e verificabili.
Per vedere come Fiscobot gestisce clienti, attività, pianificazione, tempi, mandati e processi ripetitivi, consulta le funzionalità della piattaforma oppure richiedi una demo gratuita.
