Il ROI di un software gestionale per commercialisti misura se i benefici economici ottenuti dallo studio superano il costo complessivo dell’investimento.
Non basta quindi confrontare il prezzo dell’abbonamento con un generico “risparmio di tempo”. Per capire se un gestionale conviene davvero bisogna misurare costi, ore recuperate, attività automatizzate, marginalità e capacità produttiva prima e dopo l’adozione.
La formula di base è:
ROI = (benefici economici − costo totale dell’investimento) / costo totale dell’investimento × 100
Il calcolo è semplice. La parte più importante è stabilire quali costi e benefici siano realmente misurabili.
Quali costi considerare nel ROI di un gestionale
Il canone del software è solo una parte dell’investimento. Per una valutazione realistica è meglio considerare il Total Cost of Ownership (TCO), cioè il costo complessivo sostenuto dallo studio.
| Voce | Cosa considerare |
|---|---|
| Canone | Abbonamento mensile o annuale |
| Moduli aggiuntivi | Funzionalità opzionali necessarie |
| Configurazione | Setup e personalizzazioni |
| Migrazione | Trasferimento e organizzazione dei dati |
| Formazione | Tempo dedicato dal team |
| Integrazioni | Collegamenti con altri strumenti |
| Transizione | Eventuale uso parallelo di vecchi software |
Per Fiscobot è possibile verificare direttamente i piani e i prezzi del software per commercialisti.
Il confronto corretto non è quindi tra due soli canoni mensili, ma tra costo totale e valore prodotto dal nuovo sistema di lavoro.
Quali benefici economici misurare
Il ROI diventa attendibile quando ogni beneficio è collegato a un cambiamento concreto nei processi dello studio.
Tempo operativo recuperato
Il primo indicatore è il numero di ore sottratte ad attività manuali o ripetitive.
Una formula semplice è:
ore recuperate × costo orario della risorsa
Se uno studio recupera 30 ore al mese e il costo interno medio è di 30 euro l’ora, il valore teorico del tempo recuperato è:
30 × 30 = 900 euro al mese
Attenzione, però: tempo risparmiato non significa automaticamente denaro guadagnato.
Il beneficio diventa realmente economico quando quelle ore vengono utilizzate per:
- gestire più attività senza aumentare l’organico;
- dedicarsi a servizi a maggiore valore;
- assorbire nuovi clienti;
- ridurre lavoro straordinario o costi operativi.
Riduzione delle attività manuali
Email, assegnazioni, aggiornamenti, registrazione dei tempi e controllo delle attività possono generare numerosi micro-passaggi durante la giornata.
Il valore di un gestionale aumenta quando consente di ridurre questi passaggi e rendere il flusso di lavoro più strutturato.
Prima di automatizzare è però utile conoscere il processo: chi avvia l’attività, chi la gestisce, quali informazioni servono e dove si verificano rallentamenti.
La guida Fiscobot sul Business Process Management negli studi professionali approfondisce proprio la mappatura e l’organizzazione dei processi.
Riduzione dei software duplicati
Un’altra componente del ROI può derivare dall’eliminazione di strumenti separati per gestione clienti, attività, time tracking o organizzazione interna.
Nel calcolo vanno però inseriti soltanto i costi realmente eliminati.
Se un software continua a essere utilizzato dopo l’introduzione del nuovo gestionale, il relativo canone non può essere considerato un risparmio.
Redditività di clienti e pratiche: il beneficio meno visibile
Un gestionale può creare valore non solo facendo risparmiare tempo, ma anche rendendo più chiaro quanto costa realmente servire ogni cliente.
Due clienti con lo stesso compenso annuale possono infatti richiedere quantità di lavoro molto diverse.
Conoscere:
- tempo impiegato;
- attività svolte;
- valore del mandato;
- costi associati;
- marginalità;
permette di individuare clienti e pratiche che assorbono più risorse rispetto al valore generato.
Fiscobot consente di assegnare attività, registrare i tempi e mettere queste informazioni in relazione con dati economici per analizzare la redditività di studio, clienti e pratiche.
Per approfondire questo aspetto puoi consultare anche la guida sul controllo di gestione per studi professionali.
Automazione e ROI: cosa misurare davvero
L’automazione genera valore quando elimina attività frequenti, ripetitive e basate su regole.
Non significa automatizzare qualsiasi processo dello studio. Le attività che richiedono valutazione professionale e interpretazione continuano a richiedere il controllo del commercialista.
Sono invece più adatte all’automazione operazioni caratterizzate da volumi elevati e passaggi standardizzati.
Fiscobot documenta funzionalità di automazione tramite RPA e strumenti per organizzare attività, clienti e flussi di lavoro.
Nel calcolo del ROI è quindi utile chiedersi:
quanti minuti vengono realmente risparmiati per ogni operazione e quante volte quell’operazione viene eseguita ogni mese?
È questo dato, più di una generica promessa di automazione, a determinare il beneficio economico.
I KPI da misurare prima e dopo il gestionale
Per valutare correttamente il ritorno dell’investimento serve una baseline, cioè una fotografia della situazione precedente.
I KPI più utili possono essere:
| KPI | Perché misurarlo |
|---|---|
| Ore per cliente | Evidenzia clienti poco redditizi |
| Ore per pratica | Misura l’efficienza operativa |
| Tempo su attività ripetitive | Quantifica il potenziale di automazione |
| Attività extra registrate | Individua lavoro non valorizzato |
| Costi software complessivi | Permette di confrontare il TCO |
| Margine per cliente | Misura il risultato economico |
| Margine per servizio | Individua attività più o meno sostenibili |
Non serve monitorare decine di indicatori.
È preferibile scegliere pochi KPI direttamente collegati all’obiettivo dell’investimento.
Per misurare correttamente il ROI software gestionale commercialisti, i KPI devono essere confrontabili prima e dopo l’introduzione della soluzione.
Esempio pratico di calcolo del ROI
Consideriamo uno studio ipotetico. I valori hanno solo scopo esemplificativo e non rappresentano risultati o prezzi dichiarati da Fiscobot.
Lo studio misura ogni mese:
- 30 ore operative recuperate: 900 euro;
- attività extra effettivamente valorizzate: 250 euro;
- vecchi software eliminati: 100 euro.
Il beneficio mensile è quindi:
900 + 250 + 100 = 1.250 euro
Su base annuale:
1.250 × 12 = 15.000 euro
Supponiamo un costo complessivo del primo anno di 10.200 euro, comprendendo canoni, configurazione e formazione.
Il ROI sarà:
(15.000 − 10.200) / 10.200 × 100 = circa 47%
Il risultato è attendibile soltanto se i benefici utilizzati nel calcolo derivano da dati realmente misurati.
ROI e payback period: qual è la differenza?
Il ROI misura quanto rende l’investimento; il payback period indica quanto tempo serve per recuperarlo.
Sono due KPI complementari.
Se l’investimento iniziale è di 2.400 euro e il beneficio netto mensile generato dal software è di 600 euro:
2.400 / 600 = 4 mesi
In questo esempio il capitale iniziale viene recuperato indicativamente in quattro mesi.
Valutare ROI e payback insieme aiuta lo studio a capire sia quanto valore produce il software, sia quanto rapidamente l’investimento rientra.
Evita il doppio conteggio dei benefici
Uno degli errori più frequenti è conteggiare due volte lo stesso vantaggio.
Se il gestionale libera 20 ore al mese, per esempio, non è corretto attribuire automaticamente alle stesse ore sia:
- il valore del costo del personale recuperato;
- il valore di nuove consulenze potenzialmente vendute.
Entrambi possono essere considerati soltanto se producono effetti economici distinti e verificabili.
Un calcolo prudente è più utile di un ROI elevato costruito su ipotesi difficili da dimostrare.
Come valutare il ROI prima di scegliere il gestionale
Prima di acquistare un software, lo studio dovrebbe partire dai propri processi e rispondere a poche domande:
- Quali attività assorbono più tempo?
- Quali operazioni vengono ripetute manualmente?
- Quanto tempo viene dedicato ai principali clienti?
- Quali strumenti possono essere eliminati?
- Quali clienti o servizi hanno la marginalità più bassa?
- Quali KPI dovranno migliorare dopo l’introduzione del gestionale?
Solo a questo punto ha senso confrontare prezzi e funzionalità.
La guida dedicata alla scelta del software per commercialisti permette di approfondire gli aspetti organizzativi e gestionali da valutare.
Come Fiscobot può aiutare a misurare il ritorno dell’investimento
Per misurare il ROI servono dati sul lavoro effettivamente svolto.
Tra le funzionalità documentate di Fiscobot rientrano:
- CRM e gestione delle anagrafiche;
- assegnazione delle attività;
- pianificazione Kanban;
- monitoraggio dei tempi;
- gestione di preventivi e mandati;
- parcellazione, incassi e pagamenti;
- analisi della redditività;
- automazione di attività ripetitive.
La relazione tra attività, risorsa, tempo impiegato e valore economico permette allo studio di ottenere informazioni utili per valutare l’efficienza dei processi e la marginalità di clienti e pratiche.
Puoi approfondire le funzionalità di Fiscobot e confrontarle con i processi che vuoi migliorare.
Dal costo del software al valore prodotto
Il ROI di un software gestionale per commercialisti non dipende dal numero di funzionalità disponibili né dal solo prezzo dell’abbonamento.
Dipende da quanto il software riesce a incidere sui problemi reali dello studio.
La valutazione dovrebbe quindi considerare insieme:
costo totale + tempo recuperato + automazione + capacità produttiva + marginalità + controllo dei processi.
Prima di scegliere una soluzione, individua quindi uno o due processi critici, misura quanto costano oggi e stabilisci quali KPI dovranno migliorare.
In questo modo il gestionale smette di essere una semplice voce di costo e diventa un investimento di cui è possibile misurare concretamente il ritorno.
Per capire quali funzionalità possono essere applicate ai processi del tuo studio puoi contattare un esperto Fiscobot.
